SIMPLIFIER LES TÂCHES QUOTIDIENNES
MindManager réduit la complexité des faits et des tâches.
ENCOURAGER LA CRÉATIVITÉ
Le format map est inspirant et garantit la participation de tous.
FACILITER LA PRISE DE DÉCISION
La visualisation des informations augmente la transparence et aide à prendre les bonnes décisions.
ÉTABLIR DES NORMES
Les modèles personnalisés permettent de réaliser plus rapidement et plus facilement des réunions, des présentations, des brainstormings, etc.
Le défi
La Fondation Mission chrétienne pour les pays de l'Est s'est donnée pour mission de soutenir les personnes vivant dans des régions défavorisées du monde entier. Le principe de base est d'aider les gens à s'aider eux-mêmes et à renforcer leurs capacités et leurs chances. L'objectif est notamment d'encourager les gens à créer leur propre entreprise sur place, dans leur pays d'origine, qu'il s'agisse d'une exploitation agricole, d'un magasin ou d'un service. Mais il s'agit également de projets de formation ou d'aide purement humanitaire, par exemple dans des régions en guerre. Avoir une vue d'ensemble de la quantité et de la diversité des projets internationaux, par exemple au Népal, en Moldavie, en Ukraine, etc., représente une tâche considérable pour les responsables de la Mission chrétienne pour les pays de l'Est. Mais la planification, la mise en œuvre et le contrôle du budget représentent également un grand défi.
Depuis leur siège à Worb, dans le canton suisse de Berne, ils doivent non seulement piloter tous les projets, mais aussi argumenter leur financement auprès du conseil de fondation. Gallus Tannheimer, chef de mission et directeur de la fondation et passionné de mindmapping, a donc décidé d'en introduire la méthode. Il espère qu'elle lui apportera plus de transparence et surtout plus de créativité et de soutien dans la planification et la mise en œuvre de ses projets.
La solution
"Nous utilisons MindManager depuis 2012", déclare Gallus Tannheimer. "Les scénarios d'utilisation sont variés et le logiciel est devenu indispensable dans notre travail quotidien. Il est particulièrement utile pour les brainstormings et la préparation des réunions". Lui et cinq de ses 16 collaborateurs travaillent régulièrement avec MindManager. Tannheimer apprécie particulièrement un aspect de plus en plus important : la planification des processus. "J'aime beaucoup utiliser les diagrammes de couloir pour les descriptions de processus, afin de représenter la façon dont un projet se développe. Les diagrammes de couloir aident à la mise en œuvre et à la communication ciblées de projets et d'éléments de projets. Ce diagramme de flux interfonctionnel permet de visualiser à merveille ce qui doit être fait, les personnes impliquées et les objectifs intermédiaires et finaux devant être atteints". Le directeur trouve utile que le fait que les diagrammes de couloir ne soient pas surchargés et qu'ils transmettent néanmoins les principales étapes. C'est pourquoi il utilise volontiers cette possibilité lorsqu'il présente ses plans et ses projets au conseil d'administration de la fondation.
En outre, lui et ses collègues utilisent la plateforme pour des brainstormings. "Actuellement, nous avons pour mission de planifier le 50e anniversaire de la Mission chrétienne pour les pays de l'Est. Dans un premier temps, nous avons rassemblé nos idées sur une map, puis nous avons structuré le tout et complété par des informations supplémentaires. Ce qui est pratique, c'est que MindManager permet également de représenter les interdépendances. Tout cela nous aide à décider en connaissance de cause quelles idées nous allons mettre en œuvre, comment et à quel budget", explique Tannheimer.
La possibilité de travailler avec des modèles est également très appréciée. Au fil des années d'utilisation de MindManager, des modèles et des listes de contrôle ont été développés pour les projets et les tâches les plus divers. Tannheimer : "Aujourd'hui, nous pouvons recourir à nos modèles, ce qui nous facilite grandement le travail et accélère bien sûr beaucoup de choses". La fiabilité naît ainsi également des planifications budgétaires, des calendriers ou de l'affectation des ressources. Grâce aux années d'expérience, les modèles de map fonctionnent extrêmement bien et la planification, la mise en œuvre et le contrôle des projets humanitaires s'effectuent en grande partie sans problème.
Le résultat
Il est difficile de préciser les avantages que procure l'utilisation de MindManager, car le chef de mission ne peut absolument pas s'imaginer comment les choses se passeraient sans cette solution ; il ne connaît tout simplement pas d'autre solution. Il considère en tout cas comme une grande valeur ajoutée le fait que MindManager parvienne toujours à impliquer intensivement les gens dans un projet ou une tâche. "L'optique du format map semble vraiment si bien correspondre à notre pensée humaine que l'on peut toujours utiliser cette base de travail, que ce soit en Suisse, au Népal ou en Ukraine", déclare Tannheimer.
Actuellement, la Mission chrétienne pour les pays de l’Est profite par exemple dans son projet ukrainien du fait qu'elle peut compter sur un réseau de plus de 500 clubs d'enfants. Ce réseau permet désormais de distribuer davantage de vêtements et de nourriture. Depuis le début de la guerre, ces possibilités sont utilisées de manière encore plus intensive pour soutenir les Ukrainiens. "Comme la situation en Ukraine est aujourd'hui plus complexe et surtout plus dynamique, les maps nous aident à garder une vue d'ensemble. Cela facilite surtout les nombreuses coordinations et réunions nécessaires dans nos projets pour que de telles mesures de soutien puissent fonctionner", sait le chef de mission.