Der ultimative Leitfaden zum Verständnis von Gantt Diagrammen

Was ist ein Gantt Diagramm?

Gantt Diagramme sind gitterförmige Diagramme, die bestimmte Projekte über Kalendertage hinweg aufschlüsseln. Die Projektschritte werden in einer vertikalen Liste neben einem Kalender von Anfang bis Ende aufgeführt. Die Dauer jedes Schritts ist auf dem Kalender markiert, um zu zeigen, wie lange jeder Schritt dauert, bevor man zum nächsten Schritt im Projekt übergeht. Gantt Diagramme eignen sich hervorragend, um sowohl die Dauer der einzelnen Schritte als auch die Fristen für die einzelnen Schritte darzustellen. Wenn der erste Schritt eines Projekts beispielsweise am Montag, dem 1. Januar, beginnt und am 2. Januar um 12 Uhr endet, wird er mit einem geschwärzten Balken versehen, der sich über diese anderthalb Tage im Kalender erstreckt. Dann beginnt sofort der zweite Schritt, der auf dem Kalender mit einem entsprechenden Balken gekennzeichnet ist.

Unternehmen können ihre Gantt Diagramme mit Farbcodierung weiter entwickeln. Wenn die Gantt Diagramme mehrere Schritte innerhalb einer Projektphase abgrenzen müssen oder Personen für mehrere verschiedene Schritte innerhalb des Projekts verantwortlich sind, können diese Schrittblöcke farblich gekennzeichnet werden. Die größeren Phasen können auch im Kalender markiert werden, so dass der Betrachter die Dauer der Projektphasen und nicht nur der einzelnen Schritte leicht feststellen kann.

Zu den Vorteilen von Gantt Diagrammen gehören:

• Dokumentation von Arbeitsabläufen, die mehrere Schritte oder Teilnehmer umfassen, in einem grafischen, leicht lesbaren Format
• Festlegen von Fristen während eines Projekts
• Einfache Zuweisung von Verantwortlichkeiten mit festgelegten Terminen und Aufgaben
• Dokumentation der durchschnittlichen Dauer von Projekten sowie der Historie einzelner vergangener Projekte
• Kommunikation darüber, wie eine Aufgabe auf eine andere innerhalb eines Projekts aufbaut, um Siloing oder Disengagement zu vermeiden

Gantt Diagramm Beispiele

Gantt Diagramme sind ein beliebtes Instrument des Projektmanagements.  Mit der richtigen Software können Projektmanager live Änderungen am Projektverlauf vornehmen, dokumentieren, ob Fristen und Meilensteine eingehalten wurden, und die zugewiesenen Aufgaben innerhalb des Projekts automatisieren, um Engpässe zu beseitigen.

Einige Beispiele für Gantt Diagramme, die Organisationen oder sogar Einzelpersonen zur Organisation von Projekten verwenden können, sind:

• Groß angelegte Produktentwicklungsprojekte, die mehrere Phasen und Akteure mit einer festen Frist umfassen
• Projektdiagramme, in denen die Schritte zur Fertigstellung von Abschlussarbeiten und Semesterprojekten dargestellt werden
• Projekte zur Erstellung und Überwachung digitaler Werbekampagnen
• Präsentationen von geplanten Arbeitsplänen von Beratern, um Kunden den Projektverlauf zu zeigen
• Bauprojekte, bei denen ein Generalunternehmer mehrere verschiedene Subunternehmer und Dienstleistungen verwaltet

Wie man ein Gantt Diagramm erstellt

Erstellen Sie ein Gantt Diagramm in einem Tabellenkalkulationsprogramm oder in einer Mindmapping-Software, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Erstellen Sie eine vollständige Liste der für das Projekt erforderlichen Aufgaben oder Phasen. Diese kann in große Aufgaben- und Unteraufgabenfamilien gegliedert werden.
2. Weisen Sie jeder Aufgabe im Projekt ein Startdatum und eine Frist zu. Auch wenn es zu Überschneidungen kommen kann, sollten Sie sicherstellen, dass jeder Teilnehmer über den Zugang und die Ressourcen verfügt, die er aus den vorherigen Schritten benötigt, bevor seine Aufgabe beginnt.
3. Bestätigen Sie mit den Teilnehmern und Beteiligten, dass alle Schritte berücksichtigt wurden und die Fristen akzeptabel sind.
4. Weisen Sie den einzelnen Personen Aufgaben zu.

Gantt Diagramm Software

Die Funktionalität Ihres Gantt Diagramms hängt von der Komplexität ab, die Ihre Software bewältigen kann. Herkömmliche Tabellenkalkulationsprogramme müssen manuell aktualisiert und ständig überwacht werden. Eine fortschrittlichere Software, die speziell für Gantt Diagramme entwickelt wurde, kann die Teilnehmer automatisch benachrichtigen, wenn ihre Aufgabe beginnen soll, die Projektmanager über verpasste Termine informieren und auch sonst den Verlauf des Projekts verfolgen.

Mit Vorlagen können Sie schnell loslegen!

MindManager umfasst zahlreiche Vorlagen, aus denen Sie wählen können. Wie Sie diese Vorlagen verwenden:

1. Öffnen Sie MindManager
2. Klicken Sie im Navigationsmenü auf NEU
3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus
4. Eine Vorschau erscheint auf dem Bildschirm. Vergewissern Sie sich, dass dies die Vorlage ist, die Sie verwenden möchten.
5. Wählen Sie „Map erstellen“ aus.
6. Passen Sie die Vorlage individuell für Ihr spezielles Projekt an.

Andere Arten von Maps und Diagrammen

Fazit

Die Mindmapping-Software von MindManager ist auf Ihre organisatorischen Bedürfnisse abgestimmt. Erstellen Sie Gantt Diagramme, die es Ihnen ermöglichen, mit Teilnehmern zu kommunizieren, Aufgaben zuzuweisen und neu zuzuweisen und den Fortschritt auf einen Blick zu überwachen.